Varje år tar vi emot ungefär 250 hyllmeter arkivmaterial. Visst är nytt och visst är tillägg till tidigare inlämnat material. Innan en forskare kan hitta i materialet arbetar vi igenom och bringar ordning i det.
Arkivmaterial kommer in till oss på olika sätt. Vi gör skillnad på mottagandet beroende på materialets omfång. När det gäller mängder upp till fem flyttkartonger har vi kapacitet att ta emot och placera materialet i huset. Vid större mängder än så görs särskild överenskommelse om transport och mottagandeplats – kanske direkt i något av våra fjärrmagasin.
Bra att vara förberedd
Hittills har småaccessionerna kunnat lämnas direkt i forskarexpeditionen under våra öppettider utan speciella krångligheter. I nuläget (hösten 2008) är vi ganska trångbodda, vi har precis tömt och övergett ett magasin. Därför har vi tillfälligt satt stopp för alla leveranser tills vidare. Huvudregeln när man vill lämna material till oss är att ta kontakt först. Det kan också vara bra att förbereda sig genom att läsa ”Att leverera till ARAB” på vår hemsida innan det första samtalet.
Reversal
När du lämnar material får du alltid ett kvitto på att du har lämnat in det hos oss. Reversalet – som kvittot kallas på fackspråk – sätts in i våra förteckningspärmar och utgör underlaget tills att det ersatts med en riktig förteckning över materialet. Många arkivlämnare lämnar med en egenupprättad noggrann inventeringslista över materialet. Vi brukar då låta listan hänga ihop med reversalet. Materialet (varje kolli) märks med kopior av reversalet och placeras sedan på våra accessionshyllor i närmagasinet under forskarexpeditionen. Här ligger det till en arkivarie tar sig an uppgiften att gå igenom materialet och skriva en arkivförteckning.
Nytt eller tillägg?
Det första som görs är att kontrollera om materialet är en ny- eller tilläggsaccession, dvs. är det första gången eller har samma organisation/person lämnat material tidigare? Finns tidigare leveranser beställs de in och allt material samlas ihop på ett ställe. (Detta gäller naturligtvis inte om det handlar om ett litet tillägg till ett tidigare inlämnat jättestort material, då får ”Moses gå till berget” istället, dvs. materialet skickas ut och infogas i det befintliga).
Ordnarrummet
Det samlade materialet bärs upp till ”ordnarrummet”. Ordnarrummet är ett utrymme tillgängligt för hela personalen när man behöver breda ut och gå igenom ett stort material. Här finns två arbetsplatser med lämpliga bord i ståhöjd, tillgång till dator (med alla register och mallar), förbrukningsmaterial samt tomma hyllor. Materialet ställs upp i hyllorna i någorlunda serieordning, dvs. efter ordningen protokoll, manuskript, diarier, register, korrespondens, ämnesordnat, räkenskaper och övrigt när det gäller organisationer samt motsvarande ordning för personarkiv.
Grovgenomgång
Den första grovgenomgången innebär att pärmar, gem, plastfickor och annat liknande skräp avlägsnas. Handlingarna läggs i syrafria omslag (kallas också fascikel) och innehållet beskrivs kort på framsidan.
Exempel: ”korrespondens med utländska författare 1978-1990”. ”Annat skräp” kan också innebära att hela pärmar kastas direkt. Typiska exempel på sådana är verifikationer eller dubblettlager. Fascikelomslagen läggs i högar på sin respektive plats enligt ovan nämnd ordning.
Snabbavslutning
I vissa fall avslutas ordningsarbetet här, dvs. materialet läggs i kartonger, innehållet skrivs upp på en lista (informationen på fascikelomslagen i varje kartong skrivs av). Listan tjänar som en ingång till materialet. Exempel: Är man intresserad av ett brev från Joseph Heller 1979-12-01 får man söka i den kartongen i exemplet ovan.
Nya insikter
Men för det mesta görs mer arbete än beskrivna snabbavslutningen. Grovinventeringen ger en första överblick över materialet. Under processen utvecklas en insikt om: organisationens/personens verksamhet, viktigaste eller mest förekommande dokument, vilka delar som behöver mer omsorg än andra, gallringsmöjligheter osv.
När arkivet är färdigordnat ska det dessutom skrivas ett kort förord som beskriver arkivbildarens verksamhet på ett kärnfullt sätt. Ju mer man lär känna materialet desto mer kommer nya uppslag att skriva i förordet. För att underlätta sökningar i register ska man också försöka identifiera några sökord.
Den andra genomgången
Vid den andra genomgången går man in och åtgärdar de idéer som kom upp under grovgenomgången. När man ordnar stora arkiv läggs stora resurser in i detta stadium. Det är här de viktigaste insatserna görs. Nu måste arkivarien göra kloka bedömningar.
- Vilka högar är det värt att lägga ner tid på?
- Kan visst material gallras om informationen också finns här?
- Hur ska en forskare lättast hitta in i detta material?
Förekomsten av dubbletter är mycket vanligt. Exempel: En organisations protokoll skickas ofta ut till alla medarbetare/(styrelsemedlemmar). Medarbetarna har i sin tur en egen pärm med sina kopior (organisationer som har använt sig av dokumenthanteringsplaner, ett slags flödesschema för en organisations handlingar, brukar för det mesta ha en ren struktur, dvs. kopior och gallringsbart material är redan borta när det kommer till arkivet).
För att tydliggöra organisationens information krävs det att man papper för papper identifierar original, jämför och slänger kopior. Ett tidskrävande arbete men kan ibland vara en nödvändig åtgärd.
Avslutning och efterarbete
Materialet kartongläggs och märks på ryggarna med blyerts. Informationen på ryggarna skrivs upp i en digital förteckning. Förteckningen kompletteras med ett förord. Etiketter skrivs ut och sätts på respektive kartong. Materialet packas åter ner i kartonger märkta med instruktioner om vilket magasin det ska hamna i. Ibland skriver man också en utökad beskrivning av arkivet med syfte att göra reklam för ett visst intressant dokument eller just detta arkiv. Sådana beskrivningar brukar publiceras på hemsidan under rubriken ”Ur våra samlingar”.
Förteckningen kopieras upp och sätts in i förteckningspärmar (ersätter reversalet) i forskarexpeditionen samt de digitala registren meddelas. Nu kan forskaren titta i förteckningen och beställa den kartongen som innehåller just den informationen som han/hon är intresserad av.