{"id":117,"date":"2009-01-15T10:22:22","date_gmt":"2009-01-15T09:22:22","guid":{"rendered":"https:\/\/arbark.se\/?p=117"},"modified":"2017-03-14T16:13:42","modified_gmt":"2017-03-14T15:13:42","slug":"sa-ordnas-smaaccessioner","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/arbark.se\/sv\/sa-ordnas-smaaccessioner\/","title":{"rendered":"S\u00e5 ordnas sm\u00e5accessioner"},"content":{"rendered":"

Varje \u00e5r tar vi emot ungef\u00e4r 250 hyllmeter arkivmaterial. Visst \u00e4r nytt och visst \u00e4r till\u00e4gg till tidigare inl\u00e4mnat material. Innan en forskare kan hitta i materialet arbetar vi igenom och bringar ordning i det.<\/strong><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Arkivmaterial kommer in till oss p\u00e5 olika s\u00e4tt. Vi g\u00f6r skillnad p\u00e5 mottagandet beroende p\u00e5 materialets omf\u00e5ng. N\u00e4r det g\u00e4ller m\u00e4ngder upp till fem flyttkartonger har vi kapacitet att ta emot och placera materialet i huset. Vid st\u00f6rre m\u00e4ngder \u00e4n s\u00e5 g\u00f6rs s\u00e4rskild \u00f6verenskommelse om transport och mottagandeplats \u2013 kanske direkt i n\u00e5got av v\u00e5ra fj\u00e4rrmagasin.<\/p>\n

Bra att vara f\u00f6rberedd<\/h3>\n

Hittills har sm\u00e5accessionerna kunnat l\u00e4mnas direkt i forskarexpeditionen<\/a> under v\u00e5ra \u00f6ppettider<\/a> utan speciella kr\u00e5ngligheter. I nul\u00e4get (h\u00f6sten 2008) \u00e4r vi ganska tr\u00e5ngbodda, vi har precis t\u00f6mt och \u00f6vergett ett magasin. D\u00e4rf\u00f6r har vi tillf\u00e4lligt satt stopp f\u00f6r alla leveranser tills vidare. Huvudregeln n\u00e4r man vill l\u00e4mna material till oss \u00e4r att ta kontakt f\u00f6rst. Det kan ocks\u00e5 vara bra att f\u00f6rbereda sig genom att l\u00e4sa \u201dAtt leverera till ARAB\u201d<\/a> p\u00e5 v\u00e5r hemsida innan det f\u00f6rsta samtalet.<\/p>\n

Reversal<\/h3>\n

N\u00e4r du l\u00e4mnar material f\u00e5r du alltid ett kvitto p\u00e5 att du har l\u00e4mnat in det hos oss. Reversalet \u2013 som kvittot kallas p\u00e5 fackspr\u00e5k \u2013 s\u00e4tts in i v\u00e5ra f\u00f6rteckningsp\u00e4rmar och utg\u00f6r underlaget tills att det ersatts med en riktig f\u00f6rteckning \u00f6ver materialet. M\u00e5nga arkivl\u00e4mnare l\u00e4mnar med en egenuppr\u00e4ttad noggrann inventeringslista \u00f6ver materialet. Vi brukar d\u00e5 l\u00e5ta listan h\u00e4nga ihop med reversalet. Materialet (varje kolli) m\u00e4rks med kopior av reversalet och placeras sedan p\u00e5 v\u00e5ra accessionshyllor i n\u00e4rmagasinet under forskarexpeditionen. H\u00e4r ligger det till en arkivarie tar sig an uppgiften att g\u00e5 igenom materialet och skriva en arkivf\u00f6rteckning.<\/p>\n

Nytt eller till\u00e4gg?<\/h3>\n

Det f\u00f6rsta som g\u00f6rs \u00e4r att kontrollera om materialet \u00e4r en ny- eller till\u00e4ggsaccession, dvs. \u00e4r det f\u00f6rsta g\u00e5ngen eller har samma organisation\/person l\u00e4mnat material tidigare? Finns tidigare leveranser best\u00e4lls de in och allt material samlas ihop p\u00e5 ett st\u00e4lle. (Detta g\u00e4ller naturligtvis inte om det handlar om ett litet till\u00e4gg till ett tidigare inl\u00e4mnat j\u00e4ttestort material, d\u00e5 f\u00e5r \u201dMoses g\u00e5 till berget\u201d ist\u00e4llet, dvs. materialet skickas ut och infogas i det befintliga).<\/p>\n

Ordnarrummet<\/h3>\n

Det samlade materialet b\u00e4rs upp till \u201dordnarrummet\u201d. Ordnarrummet \u00e4r ett utrymme tillg\u00e4ngligt f\u00f6r hela personalen n\u00e4r man beh\u00f6ver breda ut och g\u00e5 igenom ett stort material. H\u00e4r finns tv\u00e5 arbetsplatser med l\u00e4mpliga bord i st\u00e5h\u00f6jd, tillg\u00e5ng till dator (med alla register och mallar), f\u00f6rbrukningsmaterial samt tomma hyllor. Materialet st\u00e4lls upp i hyllorna i n\u00e5gorlunda serieordning, dvs. efter ordningen protokoll, manuskript, diarier, register, korrespondens, \u00e4mnesordnat, r\u00e4kenskaper och \u00f6vrigt n\u00e4r det g\u00e4ller organisationer samt motsvarande ordning f\u00f6r personarkiv.<\/p>\n

Grovgenomg\u00e5ng<\/h3>\n

\"DenDen f\u00f6rsta grovgenomg\u00e5ngen inneb\u00e4r att p\u00e4rmar, gem, plastfickor och annat liknande skr\u00e4p avl\u00e4gsnas. Handlingarna l\u00e4ggs i syrafria omslag (kallas ocks\u00e5 fascikel) och inneh\u00e5llet beskrivs kort p\u00e5 framsidan.<\/p>\n

Exempel: \u201dkorrespondens med utl\u00e4ndska f\u00f6rfattare 1978-1990\u201d. \u201dAnnat skr\u00e4p\u201d kan ocks\u00e5 inneb\u00e4ra att hela p\u00e4rmar kastas direkt. Typiska exempel p\u00e5 s\u00e5dana \u00e4r verifikationer eller dubblettlager. Fascikelomslagen l\u00e4ggs i h\u00f6gar p\u00e5 sin respektive plats enligt ovan n\u00e4mnd ordning.<\/p>\n

Snabbavslutning<\/h3>\n

I vissa fall avslutas ordningsarbetet h\u00e4r, dvs. materialet l\u00e4ggs i kartonger, inneh\u00e5llet skrivs upp p\u00e5 en lista (informationen p\u00e5 fascikelomslagen i varje kartong skrivs av). Listan tj\u00e4nar som en ing\u00e5ng till materialet. Exempel: \u00c4r man intresserad av ett brev fr\u00e5n Joseph Heller 1979-12-01 f\u00e5r man s\u00f6ka i den kartongen i exemplet ovan.<\/p>\n

Nya insikter<\/h3>\n

Men f\u00f6r det mesta g\u00f6rs mer arbete \u00e4n beskrivna snabbavslutningen. Grovinventeringen ger en f\u00f6rsta \u00f6verblick \u00f6ver materialet. Under processen utvecklas en insikt om: organisationens\/personens verksamhet, viktigaste eller mest f\u00f6rekommande dokument, vilka delar som beh\u00f6ver mer omsorg \u00e4n andra, gallringsm\u00f6jligheter osv.<\/p>\n

N\u00e4r arkivet \u00e4r f\u00e4rdigordnat ska det dessutom skrivas ett kort f\u00f6rord som beskriver arkivbildarens verksamhet p\u00e5 ett k\u00e4rnfullt s\u00e4tt. Ju mer man l\u00e4r k\u00e4nna materialet desto mer kommer nya uppslag att skriva i f\u00f6rordet. F\u00f6r att underl\u00e4tta s\u00f6kningar i register ska man ocks\u00e5 f\u00f6rs\u00f6ka identifiera n\u00e5gra s\u00f6kord.<\/p>\n

Den andra genomg\u00e5ngen<\/h3>\n

\"\"Vid den andra genomg\u00e5ngen g\u00e5r man in och \u00e5tg\u00e4rdar de id\u00e9er som kom upp under grovgenomg\u00e5ngen. N\u00e4r man ordnar stora arkiv l\u00e4ggs stora resurser in i detta stadium. Det \u00e4r h\u00e4r de viktigaste insatserna g\u00f6rs. Nu m\u00e5ste arkivarien g\u00f6ra kloka bed\u00f6mningar.<\/p>\n