Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek och personuppgifter
Med anledning av den nya Dataskyddsförordningen (GDPR) som börjar att gälla från och med den 25 maj 2018 vill vi här förtydliga vilka personuppgifter som vi hanterar. Dataskyddsförordningen (GDPR) är till för att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter.
Många av de regler som finns i Dataskyddsförordningen (GDPR) liknar de regler som tidigare fanns i personuppgiftslagen. På samma sätt får man idag behandla personuppgifter exempelvis med stöd av samtycke, för att uppfylla ett avtal eller efter en intresseavvägning. De registrerade kommer även i fortsättningen att ha rätt att få information om den hantering av personuppgifter som sker.
Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?
Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som görs med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering. Dessa behandlingar omfattar ARAB:s hantering av personuppgifter både i arkiv- och bibliotekshandlingar samt de personuppgifter som härrörs från våra besökare.
Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?
Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek, organisationsnummer 802410-8881, med adress Elektronvägen 2, 141 49 Flemingsberg, är personuppgiftsansvarig för institutionens behandling av personuppgifter.
Vilka personuppgifter samlar vi in om dig?
Om du gör lånar böcker hos oss, samlar vi in och behandlar följande uppgifter om dig; namn, personnummer, telefonnummer, adress och mejladress. Personuppgifterna kan komma att hämtas från dig själv eller från folkbokföringen hos Skatteverket.
- Om du gör arkivlån hos oss, samlar vi in och behandlar följande uppgifter om dig: namn och telefonnummer eller mailadress.
- Om du följer våra mejlutskick, samlar vi in och behandlar följande uppgifter om dig: namn och mejladress.
- Om du prenumererar på vår tidskrift Arbetarhistoria, samlar vi in och behandlar följande uppgifter om dig: namn, telefonnummer, adress och mejladress.
- För att ta göra utbetalningar för evenemang, seminarier eller som artikelförfattare samlar vi in och behandlar följande uppgifter om dig: namn, personnummer, telefonnummer, adress och mejladress. Personuppgifterna kan komma att hämtas från dig själv eller från folkbokföringen hos Skatteverket.
- Om du köper reproduktioner, kopior, böcker eller dylikt från oss, samlar vi in och behandlar följande uppgifter om dig: namn, adress och mejladress.
Hur hanterar vi personnummer?
Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat viktigt skäl.
Varför behandlar vi och varför har vi rätt att behandla dina uppgifter?
Vi kommer att behandla dina personuppgifter för att kunna administrera våra bibliotekslån, prenumerationstjänster och arkivlån. Vi behöver dina kontaktuppgifter, som namn, adress, mejl och telefonnummer, för detta samt personnummer i fallet med prenumeration och bibliotekslån.
Vilka kan delar vi dina personuppgifter med?
Vi delar dina personuppgifter med de leverantörer och samarbetspartners som utför tjänster för vår räkning. Dessa företag är ibland så kallade personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner.
Dina personuppgifter kommer främst att delas med:
- Företag som hjälper oss med betalningshantering, till exempel banker
- Informations- och betalningsaviutskick (tryck och/eller distribution)
- IT-tjänster (nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar)
Var behandlar vi dina personuppgifter?
Alla dina personuppgifter behandlas i Sverige förutom bibliotekets låntagarregister som behandlas i en databas i Norge.
Hur länge sparas dina uppgifter?
Dina uppgifter sparas i våra register så länge du kvarstår som låntagare eller prenumerant. Om du inte längre önskar vara en prenumerant, mottagare av mejlutskick eller låntagare hos oss, kan du med omedelbar verkan tas bort ur registren genom att kontakta oss.
Hur skyddas dina personuppgifter?
Vi behandlar enbart sådana personuppgifter som vi bedömer är nödvändiga för att bedriva vår verksamhet och enbart så länge det behövs för detta syfte. Endast personer inom organisationen som verkligen behöver tillgång till uppgifterna får det.
Vad har du för rättigheter som registrerad?
Rätt till tillgång (så kallat registerutdrag). Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och om du vill veta vilka uppgifter vi behandlar om just dig kan du begära tillgång till dem.
Rätt till rättelse
Du kan begära att dina personuppgifter rättas om uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter.
Rätt till radering
Du kan begära radering av de personuppgifter vi behandlar om dig ifall uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats.
Rätt till begränsning
Informationsutskick: Du har möjlighet att avanmäla att dina personuppgifter behandlas för nyhetsbrev. Det gör du antingen direkt via e-post till nyhetsbrev@arbark.se eller via länk, längst ned i varje mejlutskick.
Rätt till dataportabilitet
Du kan begära att vi lämnar ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig, till exempel en annan part eller leverantör. Detta gäller bara personuppgifter som du själv har gett oss, som behandlas automatiskt av oss och som vi behandlar för att hålla vad vi lovat i avtalet med dig eller för att du samtyckt.
Vad innebär det att Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet?
Integritetsskyddsmyndigheten är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten.
Hur kontaktar du oss lättast vid frågor om dataskydd?
Om du har frågor eller vill använda de rättigheter du har när vi behandlar dina personuppgifter kontakta oss via info@arbark.se